Sob controle

seg, 12 setembro , 2011

O caixa é um dos itens mais importantes na administração de uma empresa. O controle é o primeiro passo para mantê-lo saudável e sempre no azul

i237952

Educação financeira. Esta é a palavra-chave para qualquer empresário, seja qual for o segmento ou porte de negócio. Não adianta conhecer o público, perfil, ter estratégia operacional se não souber operar e controlar o caixa da empresa, afinal todas as operações passam pelo caixa: compras, pagamentos, recebimentos, tudo. E ter o controle total das despesas e receitas é a diferença entre uma empresa que vai bem e outra que corre o risco de fechar. “Quando o empresário é financeiramente educado, ele consegue fechar com chave de ouro todo o esforço que faz para ter o seu negócio. Aliás, o gerenciamento do caixa deve estar nas mãos do dono do negócio e, quando essa função é delegada, devem-se pedir relatórios diários sobre a movimentação e ainda o planejamento do caixa por semana, quinzena e até mês. Quando o controle do caixa é dinâmico, o varejista tem tempo para negociar melhor”, diz o professor e coordenador do Departamento de Finanças da ESPM, Andreas Ricardo Belck.

Diante do cenário aqui apresentado vale a premissa de que quem tem o caixa na mão tem o domínio da empresa. Domínio esse representado pelo fato de o empresário ou gestor saber exatamente como andam as finanças da empresa, ou seja, da entrada de recursos e onde eles estão sendo utilizados. Na prática, isso significa saber quanto entra de dinheiro e onde está o dinheiro recebido. Segundo o consultor Luís Lobrigatti, do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo – Sebrae-SP, muitos empresários não têm essa gestão eficiente do caixa e, pior, não sabem bem onde está indo parar o “dinheiro” da empresa. “Todas as estratégias formuladas para empresas, quanto a vendas, compras, produção, estrutura, atendimentos, surtem efeitos no caixa, e então é preciso medir, avaliar se as estratégias estão trazendo os resultados financeiros esperados. Resultados esses verificados na geração de lucros, melhoria na capacidade de pagamento da empresa, liquidez e no aumento do patrimônio”, explica.

Para evitar um desastre financeiro iminente, Lobrigatti diz que primeiramente é preciso cuidar da organização, ou seja, arrumar a empresa para que todas as informações e respectivos documentos, como notas fiscais, recibos, pedidos e outros, estejam sempre guardados devidamente em seus respectivos lugares. “Outro quesito fundamental para a eficiência é a disciplina dos donos quanto a ter gestão financeira e praticar (utilizar) isso sempre. Inclusive quando colaboradores executam as tarefas de controles financeiros. É preciso analisar esses relatórios, compreender os resultados, identificar causas prejudiciais aos resultados e criar alternativas que eliminem ou minimizem esses fatores. Temos então duas etapas essenciais para uma gestão eficiente: armazenar os comprovantes das transações financeiras e anotar, registrar todos os valores dessas transações (entradas e saídas). Com isso, haverá condições de criar, elaborar relatórios para análise e tomada de decisões”, orienta.

PONTO DE PARTIDA
Elaborar uma boa planilha de fluxo de caixa, contendo todas as receitas e despesas previstas e realizadas pela empresa, é um bom começo para que o empresário possa verificar a saudabilidade financeira do seu negócio. Quando se tem esse fluxo planejado é possível saber se em algum momento as despesas serão maiores do que as receitas e se precaver quanto a isso. De acordo com o consultor e sócio-diretor da Ação Consultoria Empresarial e de Negócios, Alex Taciano Müller, o empresário precisa ter cuidado nas avaliações e não se iludir com um saldo positivo, pois ele pode ser momentâneo e necessário para honrar despesas futuras. O consultor destaca ainda que é muito importante que o fluxo de caixa considere variáveis como impostos, folha de pagamento, aluguéis, água, luz e telefone, dentre outros. “Um fator importante é considerar que poderá existir uma inadimplência, ou seja, o empresário não receber exatamente na data prevista. Muitas empresas vão à falência ou fecham suas portas por falta de caixa. A primeira providência para manter o caixa das empresas saudável é não assumir compromissos sem que se tenha um planejamento financeiro ou um fluxo de receitas capaz de honrá-los”, orienta Müller.

Ter o controle das receitas e despesas pode resultar, ainda, em maior rentabilidade para a empresa. “Quando existe sobra de caixa, ou seja, a receita é maior do que a despesa, o empresário pode aproveitar o bom momento para negociar descontos com fornecedores, antecipando pagamentos. No mercado, usualmente, aplica-se 5% de desconto em pagamentos antecipados. Ora, qual aplicação financeira oferece 5%? O mesmo pode ser aplicado quando o caixa está baixo, ou seja, quando não haverá dinheiro suficiente para saldar os compromissos. O empresário pode procurar os fornecedores com os quais tenha um bom relacionamento, pedindo a prorrogação de vencimentos, pagando assim, juros bem menores do que os praticados pelos bancos, por exemplo”, orienta Andreas Belck.

Vale reforçar que uma gestão ineficiente do caixa só gera prejuízos e, invariavelmente, leva a custos e despesas financeiras desnecessários. “Também pode gerar endividamentos e muitas vezes a falência das empresas. Aumenta o trabalho, pois as decisões serão tomadas a curtíssimo prazo para sanar possíveis problemas. Ao contrário, uma boa e eficiente gestão de caixa pode detectá-los com antecedência suficiente para a tomada de decisões corretas, num fluxo negativo em determinado momento. Pode determinar a aplicação financeira, gerando receitas para a empresa, em vez de o capital ficar parado ou ser distribuído aos sócios ou investido indevidamente”, avalia.

SUA EMPRESA APRESENTA LUCRO OU PREJUÍZO?
A apuração do lucro em qualquer empresa leva em consideração os valores relativos às vendas, aos custos e às despesas. Esse resumo de informações indica os resultados obtidos e auxilia na compreensão da empresa e em quanto cada elemento, custo ou despesa está afetando esses resultados. Ao fato de ter percebido resultado positivo, ou seja, lucro líquido, cabe ainda entender que esse lucro pode estar momentaneamente “enroscado” no estoque, nas contas a receber da empresa ou já ter sido investido ou, ainda, ter se “evaporado” em algum calote sofrido pela empresa”, explica Luís Lobrigatti. Confira um exemplo de como apurar o resultado das vendas, elaborado por Lobrigatti. 

APURAÇÃO DE RESULTADO DAS VENDAS
Considerar os valores de:

+ Faturamento bruto – Total de vendas à vista e a prazo, podendo estar separado em grupos de serviços e/ou produtos.

– Despesas variáveis – Normalmente entendidas como os valores de impostos sobre as vendas; comissões de vendas; frete de entrega; taxas de cartões, royalties e outros apurados em função do valor das vendas.

– Custos dos produtos/ serviços vendidos – Em comércio – valor de custo das mercadorias vendidas. Em indústria – valor de custo dos produtos vendidos – compreende matéria-prima, insumos, embalagem e mão de obra direta. Em serviços – valor de materiais, insumos e mão de obra direta relativos aos serviços prestados no período desta apuração.

= Margem de contribuição – Indica o valor de contribuição das vendas realizadas, para cobertura das despesas fixas e também para geração de lucro.

– Despesas fixas – Normalmente referem-se aos valores de aluguel, salários e encargos, água, luz, telefonia, prólabore, propaganda e publicidade, manutenções, serviços financeiros, contador, depreciação e outras. Deve ser considerado o valor médio mensal, ou seja, via de regra é o valor anual dividido por 12 meses.

= Resultado líquido – Pode representar situação de lucro ou de prejuízo.

Do resultado líquido subtraímos outros valores que representam de certa forma, quando for o caso, a utilização do lucro. São eles:

– Amortização de investimentos – Valor de empréstimos ou financiamentos.

– Perdas – Inadimplência, quebras, validade, roubo, outras.

LUCRO OU PREJUÍZO: O QUE FAZER NOS DOIS CASOS?
Em situações de lucro ou prejuízo vale a premissa de analisar a empresa como um todo antes de tomar decisões. Em primeiro lugar, é preciso esclarecer o que vêm a ser lucro e prejuízo. O consultor da ESPM Andreas Belck afirma que o lucro é resultado da soma de todas as margens da empresa, também chamada de margem total, extraindo-se os custos. O que sobra dessa equação é o lucro. Já o prejuízo se dá quando o balanço contábil da empresa, ao final do exercício, fecha negativo. “No caso de prejuízo, a empresa como um todo precisa ser avaliada. Começando por verificar se a estrutura de geração de venda está correta, ou seja, checar se o preço de venda dos produtos não está alto demais, reduzindo o volume de vendas. Um ajuste para baixo na margem pode aumentar o volume e reverter a situação”, comenta Belck.

Segundo Alex Müller, o primeiro passo para identificar as causas do prejuízo e evitar que ele volte a acontecer é analisar criteriosamente todas as despesas, sejam fixas ou variáveis, e avaliar quais podem ser diminuídas ou eliminadas. “Não existe mágica, é cortar despesas ou aumentar as receitas. Como rotineiramente aumentar as receitas independe somente da nossa vontade, o ideal é reduzir ao máximo as despesas. Geralmente os pequenos e médios empresários são ótimos técnicos, mas não sabem formular custos dos seus produtos e serviços, fato que gera uma situação de insolvência futura”, diz.

Segundo Luís Lobrigatti, o que fazer com o lucro da empresa é um posicionamento estratégico e deve ser muito bem planejado e decidido. “Tendo lucro, quando disponível, primeiro deve-se pensar sobre o valor necessário para a manutenção ou expansão do capital de giro próprio e em seguida sobre o valor de investimentos em modernizações e/ou expansão da empresa. Se, depois de atendidas estas condições estratégicas, ainda “sobrar” valor disponível de lucro, aí sim é possível definir a distribuição para os sócios. Mas, via de regra, o lucro reinvestido na empresa aumenta a sua competitividade”, orienta.

MANTENHA O CAIXA SAUDÁVEL
No caixa há dois tipos de movimentações, entradas e saídas, e consequentes saldos (resultados). No grupo das entradas destacam-se as vendas à vista, recebimento das vendas a prazo, captação de recursos financeiros por meio de empréstimos, entre outros. Já no grupo das saídas, a organização desses valores pode ser realizada em grupos de afinidades de pagamentos. Luís Lobrigatti elaborou um exemplo prático de roteiro para realizar o fluxo de caixa. Confira:

HISTÓRICO (Datas – dias úteis e com movimentações financeiras 1 2 3 4 5… 26… 27 28 29 30)
+ Saldo inicial*1                       
+ Vendas à vista                       
+ Vendas a prazo                       
+ Empréstimos                       
+ Juros                       
+ Aporte                       
+ Outras entradas                       
Total recebimentos*2                       
– Fornecedores                       
– Funcionários                       
– Desp. financeiras                       
– Serv. terceiros                       
– Comunicação                       
– Manutenções                       
– Veículos                       
– Informática                       
– Marketing                       
– Pró-labore                       
– Administrativas                       
– Entidades classe                       
– Eventos                       
– Viagens                       
– Tributárias                       
– Investimentos                       
– Empréstimos                       
– Outras                       
Total pagamentos*3                       
Saldo do dia*4                       
Saldo final do dia*5           

*1 Valor disponível no inicio de cada dia – o final do dia 1 é o inicial do dia 2
*2 Some todos os valores de recebimentos em cada dia
*3 Some todos os valores de pagamentos em cada dia
*4 É o valor resultado do recebimento deduzido do valor dos pagamentos
*5 É o valor do saldo inicial somado com o saldo do dia

Anote na Agenda
 Ação Consultoria Empresarial e de Negócios
www.acaoconsultoria.com

 ESPM
www.espm.br

 Sebrae – SP
www.sebrae.com.br

{jathumbnail off}