Bate-papo produtivo

qua, 20 setembro , 2017

A realização de encontros e reuniões periódicas entre gestores e equipe não só estreita a relação entre eles, como também facilita a solução de problemas e abre espaço para a exposição de ideias e inovações na empresa

Mais do que um encontro entre equipe e gestores, as reuniões corporativas são ferramentas que devem ser usadas com o objetivo de melhorar a comunicação entre todas as áreas e pessoas que atuam na companhia. Esses bate-papos também podem ser uma oportunidade para deixar claros os objetivos e as metas da empresa, além de abrir espaço para ouvir novas ideias e propostas que possam trazer inovação ao negócio.

Mas isso tudo é coisa para grandes empresas, certo? Errado. Por menor que seja a companhia, a necessidade de reunir os agentes que fazem com que o negócio aconteça é a mesma. Não importa o número de pessoas que trabalhem no local, a comunicação deve existir e é uma peça fundamental e estratégica para o andamento das operações, bem como para a solução de problemas.

“Alinhamentos constantes são essenciais para que a comunicação seja efetiva dentro da empresa. Nunca se pode esperar que a equipe adivinhe o que deve fazer, ou tenha atitudes alinhadas com as demandas se elas não são comunicadas de forma assertiva”, afirma a sócia diretora na Blue Numbers – consultoria especializada em varejo e Pequenas e Médias Empresas (PMEs), Camila Pacheco, reforçando que é um grande erro achar que reuniões são rotinas apenas de empresas grandes. “Se há um colaborador, já há necessidade de alinhamento, feedback e compartilhamento de informações”, acrescenta.

Reuniões criativas

Para o médico neurologista, mestre em Neurociência pela Universidade de Oxford, escritor e palestrante, Dr. Martin Portner, reuniões podem ser divididas em duas categorias: executivas, que tratam de um assunto para o qual se deseja atenção (e solução) específica; e reuniões criativas, em que o leque de ideias apresentadas é mais abrangente.
“Nas reuniões criativas, com frequência, surgem ideias que não foram consideradas isoladamente por nenhum dos presentes. Essa é a razão pela qual esses encontros podem impulsionar pequenas ou grandes empresas diante de mercados cada vez mais competitivos”, diz.
A reunião deve, também, ter um facilitador que se encarrega de criar o foco no tema. “Uma boa ideia é se colocar na posição do cliente. O que ele realmente deseja da empresa? Quais são suas necessidades? No decurso do bate-papo, é imprescindível que alguém faça as anotações e, gradativamente, as ideias vão sendo polidas na direção de uma colaboração efetiva”, indica o Dr. Portner.

De acordo com a especialista da Blue Numbers, os encontros pessoais, quando bem direcionados, constituem uma oportunidade de comunicar informações oficiais, evitando ruídos e interpretações. É o momento em que a mensagem é transmitida sem interlocutores ou interferências. Em que as ideias são expostas olho no olho, sem teatros ou meias palavras. É a oportunidade de perceber novos pontos de vista, de ouvir ideias, críticas e sugestões e tomar decisões em grupo, com divisão de responsabilidade e alinhamento de ideias.

“Em muitos segmentos, cria-se o hábito de iniciar a jornada com uma pequena reunião, para alinhar as metas e os objetivos do dia. Dessa forma, cria-se um ambiente sadio para que todos possam ser ouvidos e sentirem-se parte da organização. Além disso, a reunião é uma oportunidade de monitoramento de problemas que, muitas vezes, nem aparecerem, mas já dão sinais de que estão por perto”, conta.

Ah! Reunião, de novo!

Essa expressão é mais comum do que se imagina quando chega o aviso de reunião de equipe. Isso porque, muitas vezes, elas são vistas como algo que consome o tempo e não como o momento de agregar informação e valor sobre a empresa e o trabalho em si.

De acordo com a Master Coach e PNL Master, Karen Gimenez, o motivo dessa rejeição é que poucas pessoas sabem realizar a reunião de maneira produtiva. “Reuniões objetivas, com pauta predefinida, tempo certo de duração e conduzidas de maneira que se saia delas com resultados e planos de ação ajudam muito a otimizar a comunicação e o fluxo de informações”, comenta.

Para evitar problemas como esses, uma boa estratégia é detalhar previamente, aos envolvidos, o tema da conversa, para que todos possam se preparar. Recomenda-se, ainda, que todas as decisões tomadas sejam registradas.

“Não há necessidade daquela ata formal e burocrática. Uma lista de decisões é suficiente. Outro ponto importante é não deixar os assuntos morrerem. Começou algo na reunião passada que ficou em aberto ou havia tarefas a ser entregues? Fechar isso é o primeiro ponto da reunião seguinte”, diz Karen.

A duração das reuniões é um desafio para os gestores. Quando são longas demais, dão aquela sensação de “perda de tempo”. Para Camila, a duração desses encontros deve ser observada de acordo com o foco de cada empresa.

Dez dicas para realizar reuniões assertivas

1- Defina o tema e foque em um assunto ou, no máximo, três temas correlacionados;
2- Avise os envolvidos com antecedência;
3- Informe os participantes do que é esperado de cada um;
4- Registre os compromissos assumidos e decisões tomadas em uma ata curta e objetiva;
5- Determine o horário de término da reunião antes do início;
6- Respeite o tempo de duração da reunião e evite atrasos;
7- Convoque apenas os diretamente envolvidos no assunto;
8- Traga conteúdos relevantes e que, realmente, precisem ser discutidos;
9- Estimule a participação e tomada de decisão. Não confunda reunião de trabalho com palestra;
10- Não chame pessoas apenas para “assistir”, evitando argumentações desnecessárias de quem não faz parte da solução.

“Se o objetivo é um alinhamento de metas do dia com a equipe de frente de vendas, pode-se realizar uma reunião matinal rápida, de 15 minutos, em que se trabalha com uma pauta fixa de resultados e observações pontuais. Se o objetivo é o andamento e a execução de um projeto, a frequência pode ser semanal ou quinzenal, com duração de 45 minutos”, sugere Camila.

Segundo ela, a duração da reunião é um erro comum. “Fazem-se reuniões longas demais, enquanto elas precisam ser breves e focadas. Não é recomendável que uma reunião dure mais de duas horas. Se há muito tema para ser discutido, a sugestão é dividir os temas por encontro, para que este se torne mais focado e produtivo”, aconselha.

Outro ponto importante é quem precisa participar das reuniões. O fundamental é que sejam apenas aquelas pessoas que irão contribuir com suas ideias e atividades. Do contrário, há estresse e falta de foco, além de tirar pessoas de suas atividades básicas para algo que não irá agregar.

“Hoje em dia, essa falta de visão gera muita ansiedade e irritação em colaboradores, que são tirados de suas atividades para participarem de reuniões em que não poderão contribuir”, comenta a educadora e palestrante especialista em Empatia, Inteligência Emocional e Liderança Colaborativa, Semadar Marques.

“Assim, cabe ao gestor maior ter a capacidade de extrair das pessoas as melhores ideias e seu melhor potencial para agregar e participar de reuniões nas quais poderão contribuir, assertivamente, e fazer a diferença”, finaliza Semadar.

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